Cu siguranţă toţi auzim de time management sau managementul timpului, pe limba noastră. Este corectă această denumire? Chiar putem face asta? Eu spun că nu. Nu putem administra timpul, ci putem administra doar evenimentele din viaţa noastră în directă legătură cu timpul.
Vrem cu toţii să avem zile de 30 de ore dacă se poate, pentru că simţim că nu este de ajuns timp. Cele 86400 secunde sau 1440 de minute sau 24 de ore nu ne mai ajung. Modul cum foloseşti timpul depinde de tine şi de abilităţile tale de analiză, planificare, evaluare şi autocontrol.
Timpul este cea mai preţioasă resursă şi trebuie protejat, utilizat inteligent şi bugetat.
Sună ca şi cum am vorbi despre bugete de bani, nu-i aşa? Este chiar aşa. Asta au înţeles şi oamenii care ştiu să-şi gestioneze timpul pentru că au devenit mai productivi, mai puţin stresaţi, au energie pentru tot ce au de făcut, fac ceea ce vor, relaţionează mai bine şi se simt bine în pielea lor.
Tu ce mai aştepţi? Găseşte şi tu o strategie să-ţi administrezi timpul cu folos! Dacă nu te simţi motivat de această scurtă introducere atunci înseamnă că nu îţi pasă de timpul tău, adică te sabotezi singur pe tine, viaţa ta şi potenţialul imens pe care îl ai.
Şi pentru că mi-am propus să te ajut, în rândurile următoare îţi voi arăta cum poţi fi un manager al timpului tău, un manager al vieţii tale. A găsi o strategie de management al timpului care să funcţioneze pentru tine depinde de personalitatea ta, de abilităţile tale de automotivare şi de autodisciplină. Presupun că puteai realiza asta fără să-ţi spun eu acum. Da, aceste două aspecte sunt definitorii pentru tot ce faci în viaţa ta şi pentru nivelul la care faci tot ceea ce faci în viaţa ta.
Conştientizează ceea ce tocmai ai citit, ia-o de la capăt dacă este nevoie, pentru că tocmai ai aflat care sunt fundamentele unei bune strategii de management al timpului. Fii prezent, pentru că puterea prezentului este cea care contează, iar acţiunile din prezent îţi determină viitorul, aşa că să înaintăm pas cu pas.
1. Analizează cum îţi petreci timpul
Ai ţinut vreodată un jurnal? Nu?! Nici măcar în liceu? Atunci este timpul să faci acest lucru. Vei începe prin a ţine un jurnal, o agendă, în care să notezi tot ceea ce faci, recomandat fiind la 15-30 de minute să faci o pauză şi să scrii ce faci în acel moment. Derulează acest experiment pe o perioadă de vreo 2 săptămâni. Crezi că poţi face asta sau este o prostie? Ce beneficii am făcând asta?
Dacă vei face acest lucru vei putea să faci o analiză detaliată a modului în care îţi cheltui timpul şi vei afla ce activităţi îţi iau cel mai mult timp, momentele din zi când eşti cel mai productiv, cu cine îţi petreci cel mai mult timp (familie, prieteni, serviciu), cât de lungi sunt pauzele tale, care sunt momentele „moarte” în care te uiţi la stele.
Identificarea activităţilor care îţi iau cel mai mult timp şi determinarea faptului că investeşti corect sau nu timpul în activităţile cele mai importante, te vor ghida pentru a face schimbările necesare în atitudinea şi comportamentul tău astfel încât vei deveni mai realist în planificarea şi estimarea timpului necesar pentru diversele activităţi.
Timpul este ceea ce ne dorim cel mai mult, dar folosim cel mai prost – William Penn (lider englez)
2. Fii organizat
Majoritatea oamenilor sunt de acord că, dacă eşti dezorganizat atunci asta se traduce într-un slab management al timpului. Cum scapi de dezordine, indiferent că vorbim de a face curat acasă sau la locul de muncă? Îţi dau o metodă foarte simplă.
Împarte „dezordinea” în 3 grămezi sau 3 cutii sau 3 teancuri sau 3 părţi, numai împarte în 3:
- aruncă
- elimină/vinde/donează
- păstrează
Primul lucru pe care îl recomand este să umpli cutia cu ceea ce urmează să arunci. Şi după ce ai umplut-o te şi duci la gunoi imediat. Dacă ai nevoie de încă o tură, fă şi această tură, doar scapă în primă fază de tot ceea ce ai de aruncat.
Apoi treci la cealaltă cutie şi aici poţi pune orice nu merită aruncat şi poate fi folosit de altcineva, dar nu de tine. Aşa că pune la vânzare sau donează şi fă un bine cu această ocazie sau fă cadouri la prieteni sau la diverse evenimente, tu ştii mai bine ce poţi face cu această cutie.
Bineînţeles ce trebuie păstrat se păstrează într-un loc ferit de soare (cum spune pe ambalaje) şi de alte intemperii. Acum, odată ce ai scăpat de dezordine, pentru a nu acumula din nou ar fi cazul să fii mai organizat şi să ai o metodă de gestionarea a „informaţiilor” indiferent de natura lor.
Practic, sunt câteva opţiuni în acest sens:
- aruncă, şterge sau scapă de ce nu îţi foloseşte
- deleagă, dă altcuiva să facă, îndosariază sau răspunde
- acţionează chiar tu, apoi îndosariază sau aruncă
- îndosariază până ai toate informaţiile sau până când este momentul potrivit de acţiune
- pune într-un loc permanent la care ai acces facil oricând în viitor
(aceste indicaţii sunt bazate pe studii şi cercetări ale University of Georgia, USA şi se aplică atât în munca de birou, cât şi extrapolat în viaţa particulară).
Singurul motiv pentru care timpul există este pentru ca totul să nu se petreacă o singură dată – Albert Einstein (fizician german)
3. Programează-ţi timpul corespunzător
Chiar şi cei mai ocupaţi oameni găsesc timp pentru ceea ce vor să facă şi consideră că este important pentru ei. Scuza cu „nu am timp” (în afară de situaţiile de facto) este penibilă şi este folosită doar de oamenii care nu vor să iasă din zona de confort şi, pur şi simplu, dau cu piciorul vieţii şi multiplelor oportunităţi pe care aceasta le oferă.
A-ţi programa timpul nu înseamnă doar să înregistrezi ceea ce ai de făcut, ci şi o angajare că vei face acele activităţi, foarte important acest aspect. Aşadar planifică inteligent şi pune activităţile cele mai importante atunci când ai energia mare şi te poţi concentra la maxim (dacă vei face experimentul de la punctul 1 vei afla şi când ai aceste momente).
Blochează-ţi timpul şi nu permite niciun fel de întrerupere. Nu lucrezi la ceva extrem de important cu browserul deschis, telefonul cu reţeaua şi notificările active în faţa ta, cu ziarul deschis la pagina 5 în cealaltă parte. Stai la masă şi bucură-te şi savurează gusturile, nu te întrerupe pentru că ţi-a dat iubita sau iubitul un mesaj cu cât de mult de iubeşte şi trei inimioare înainte şi după.
Dacă te cunoşti pe tine vei reuşi să faci toate aceste activităţi astfel încât să obţii rezultate excelente şi să ai succes în tot ceea ce faci. Dacă nu, şi nici nu vrei să faci ceva în acest sens, atunci mâncarea, indiferent de felul ei şi de modul său de preparare va fi de fapt aceeaşi, munca de la birou va deveni plictisitoare pentru că este rutină oricum, iar exemplele pot continua.
Indiferent cât de ocupat eşti, trebuie să-ţi faci timp s-o faci pe cealaltă persoană să se simtă importantă – Mary Kay Ash (antreprenoare americană)
4. Deleagă
Ia uite că am ajuns să-ţi spun că trebuie să faci pe „şeful”. Greşit! A delega înseamnă de fapt a obţine ajutorul celorlalţi. A delega înseamnă a transmite responsabilitatea îndeplinirii unui lucru de către altcineva, eliberându-te pe tine, astfel încât tu să te poţi ocupa de alte lucruri importante pe care le ai de făcut.
Delegarea nu este o activitate simplă. Dacă eşti coordonator al unei echipe sau administratorul unei firme sau pur şi simplu ceri ajutorul unui prieten, atunci trebuie să-i cunoşti foarte bine pe ceilalţi, astfel încât atunci când delegi ceva să ştii că acea persoană poate face acel lucru.
În acelaşi timp, lasă persoana respectivă să facă treaba în felul ei. Sunteţi diferiţi, iar important este ca acel lucru să fie dus la bun sfârşit, rezultatul contează, evident cu respectarea paşilor necesari şi corecţi în activitatea respectivă. Ştiu că sună mai „corporate” aşa, dar te rog nu deveni vreun agasant care după ce a delegat ceva întreabă din 5 în 5 minute dacă este gata.
Verifică dacă a ieşit cum trebuie şi extrem de important, mulţumeşte persoanei care te-a ajutat, pentru că mulţumind şi apreciind ne schimbăm vieţile în bine.
Poţi să prosteşti pe toată lumea o perioadă, pe o parte din ei tot timpul, dar nu poţi prosti pe toată lumea tot timpul – Abraham Lincoln (preşedinte american)
5. Gestionează factorii externi
Timpul tău preţios poate fi influenţat de diverşi factori externi care îţi pot da peste cap toată activitatea. Poţi elimina sau cel puţin diminua impactul acestora aplicând metode simple şi, pentru că aceşti factori externi sunt foarte mulţi şi de intensităţi diferite, mi-am propus să-ţi dau câteva exemple.
Telefonul:
- ridică-te în picioare când vorbeşti (se simte în voce poziţie corpului)
- acţionează imediat după convorbire
- stai concentrat pe subiectul conversaţiei (evită intrarea în alte subiecte)
Oaspeţi nepoftiţi:
- stabileşte orele de vizită
- alocă un timp limitat pentru acea întâlnire (chiar de când o stabileşti)
- când cineva vine la „uşă”, poartă discuţia în picioare
Întâlniri:
- cunoaşte în avans scopul întâlnirii (altfel nu o onora)
- soseşte la timp (punctualitatea a fost, este şi va fi mereu definitorie)
- începe la timp şi termină la timp
Obligaţii de familie:
- stabileşte ca fiecare membru al familiei să-şi spună programul
- creaază o zonă de acces comun (aici poţi consulta şi acţiona şi în funcţie de programul celorlalţi)
- în caz de conflict, fiecare membru de familie este responsabil pentru neconsultarea zonei comune
Lucrurile mele favorite din viaţă nu costă. Este foarte clar că cea mai importantă resursă pe care o avem cu toţii este timpul – Steve Jobs (antreprenor american)
Fain, nu-i aşa?! Uşor de zis, greu de făcut, spune un proverb de pe la noi şi tocmai de aceea nu evoluăm (nu vreau să intru în vreo polemică asupra învăţaturilor populare, dar avem foarte multe dificultăţi şi o mentalitate deficitară şi datorită acestora). Nimic nu este greu, decât dacă tu consideri că este greu.
Indiferent de strategia de management al timpului pe care o vei aplica, ia-ţi timp pentru a evalua şi testa ce funcţionează pentru tine. Adresează-ţi câteva întrebări cum ar fi dacă există un echilibru între muncă şi viaţa de acasă, dacă îţi duci la îndeplinire cele mai importante lucruri pe care le ai de făcut, dacă investeşti suficient de mult timp în dezvoltarea ta personală. Răspunsurile sunt doar ale tale.
Dacă răspunsul este „nu”, atunci este cazul să-ţi reconsideri modul cum îţi petreci timpul şi ce strategii noi sau sfaturi utile poţi aplica pentru a îmbunătăţi. Ai tot timpul în minte faptul că o bună organizare a timpului va însemna împlinire personală, fericire, succes la locul de muncă, o viaţă frumoasă de familie, productivitate crescută, un viitor mai bun, o viaţă din ce în ce mai bună, pentru că meriţi.
Dă-mi voie să te felicit că ai citit până aici, pentru că acesta este un interval de timp investit inteligent şi, dacă ai rămas doar cu o singură idee nouă şi bună de aici, atunci înseamnă că mi-am atins scopul şi am contribuit cu ceva, cât de mic, la îmbunătăţirea vieţii tale personale sau profesionale.
Timpul tău, viaţa ta! Din ce în ce mai bine, cu drag,
Daniel
