Lumea s-a schimbat şi a evoluat foarte rapid în ultimii 20 de ani şi poate în ultimii 5 ani (din cei 20) mai mult decât în toată această perioadă. Şi omul evoluează şi se adaptează mai mult sau mai puţin la schimbări. În general, oamenii opun o rezistenţă la schimbare şi evoluţie, mai ales la început, după aceea nu se mai opun şi îmbrăţişează noi idei.
În această lume suntem prinşi cu toţii şi avem din ce în ce mai multe lucruri de făcut, mai complexe, mai consumatoare de timp şi altele. Eu sunt un om căruia îi place atunci când se apucă de lucru să şi termine ceea ce a început. Dacă eşti şi tu ca mine, atunci înţelegi ce spun şi înţelegi că este din ce în ce mai dificil.
Astfel, cu mai mult timp în urmă, am zis că este timpul să caut soluţii să devin mai organizat, mai bun, mai eficient, mai disciplinat. În acelaşi timp îmi doresc să savurez viaţa şi să trăiesc, nu doar să exist pur şi simplu. Cred cu tărie că eficienţa este un lucru bun şi trebuie să tindem către ea. Poate că ceea ce faci este important, interesant sau de folos sau poate că nu este, dar trebuie terminat oricum.
În primul caz, îţi doreşti, dacă tot investeşti timp şi energie, să ai o rată de rentabilitate cât mai mare, în timp ce în al doilea caz îţi doreşti să termini cât mai repede pentru a te apuca de lucrurile care sunt cu adevărat importante. Şi indiferent ce faci îţi doreşti să faci într-un mod cât mai relaxat.
Cum facem asta? Conform studiilor pe aceste aspecte nu există un răspuns unitar, nu există o formulă magică aşa cum propovăduiesc tot felul de siteuri sau bloguri. Nu există metode unice de a-ţi perfecţiona organizarea personală şi productivitatea, există doar lucruri care ne facilitează să fim mai organizaţi, mai eficienţi, mai planificaţi, ca să zic aşa.
Se pot corela o serie de procese simple pe care le putem învăţa cu toţii şi care ne vor îmbunătăţi abilitatea de a fi proactiv şi constructiv în legătură cu tot ceea ce ne înconjoară. Îmi doresc ca despre ceea ce citeşti mai departe să devină pentru tine lucruri uşor de implementat şi să obţii maxim de rezultate cu minim de eforturi.
Este posibil pentru o persoană să aibă o grămadă de lucruri de făcut şi totuşi să funcţioneze productiv, cu capul limpede şi într-un mod relaxat.
Este un mod extraordinar de a trăi şi lucra la niveluri înalte de eficienţă şi productivitate. De asemenea, este ceva foarte mult cerut în corporaţii sau multinaţionale. Dacă eşti ca majoritatea oamenilor va trebui totuşi să aplici aceste abilităţi ale tale într-un timp mai scurt, de o manieră mai completă şi într-un mod mai sistematic, astfel încât să scoţi capul la lumină.
Este timpul să începi să schimbi câte ceva şi aici vorbesc de schimbări mărunte în modul cum îţi organizezi lucrurile care îţi reţin atenţia, dar care te vor ajuta să vezi o schimbare semnificativă în modul de abordare a situaţiilor care intervin pe parcursul unei zile de muncă. Sper că sunteţi atenţi, pentru a deveni cu toţii din ce în ce mai buni.
Majoritatea oamenilor pe care îi întâlnesc sau cu care stau de vorbă îmi spun că trebuie să se ocupe de prea multe lucruri şi nu au destul timp să le ducă la bun sfărşit. Ce se întâmplă? Este foarte simplu, calitatea vieţii oamenilor a crescut, dar în acelaşi timp nivelul de stres a crescut şi el foarte mult pentru că oamenii nu au resursele necesare să se ocupe de tot. Şi astfel a crescut nivelul de frustrare, iar oamenii caută disperaţi căi de îmbunătăţire a situaţiei lor. De acord? Daca da, să mergem mai departe.
Aşadar îţi voi propune o metodă (nu o formulă magică) de a prelua controlul vieţii tale, o metodă în 5 paşi, care a funcţionat pentru mine şi mi-a luat ceva timp să înţeleg cum funcţionează şi mă ajută efectiv. Este o metodă de gestionare a fluxurilor de lucru şi indiferent de ce avem de făcut, cei 5 paşi sunt:
- colecţionează lucrurile care sunt în atenţia ta
- procesează ce înseamnă şi ce vei face cu ele
- organizează rezultatele
- revizuieşte rezultatele ca opţiune pentru ultima etapă
- acţionează
Ca să fie mai clar şi mai specific, să vorbim puţin despre fiecare în parte.
1. Colecţionează
Este important să cunoşti ce trebuie colectat şi, mai ales cum, pentru ca în etapa următoare să poţi procesa. Înainte de a fi sigur că ceea ce ai de făcut este prioritatea ta, mintea ta trebuie să se asigure că ai colectat tot ce trebuie. Exemplu. Multe din lucrurile pe care le strângi de făcut se întâmplă exact în timp ce citeşti acest articol. Sosesc mailuri, primeşti hârtii pe birou, ai un nou raport de făcut, iar alte mesaje se strâng în telefon.
Ce ai de făcut? În primul rând ordine. Este necesar să scapi, de exemplu, de un dosar pe care l-ai terminat şi cu toate astea el stă pe birou în spaţiul tău de lucru. Scapă de cărţile de vizită care le strângi pe stativul monitorului. Nu mai pune ceaşca de cafea pe birou. Aşa eviţi să apară în mintea ta idei precum „ar trebui să pun dosarul la loc” sau „să fiu atent să nu vărs cafeaua”. Astfel, mintea ta va fi mai liberă şi te poţi concentra mai bine la ce ai de făcut efectiv.
Există câteva instrumente prin care faci această operaţiune de colectare şi, dacă nu ţi-ai dat seama deja, hai să vedem:
- stative de pe birou
- agende, bloc notes
- device-uri electronice
- mesaje, email
Toate acestea servesc pentru a colecta lucruri de făcut, precum şi informaţii. Din păcate, chiar dacă le ai şi le şi foloseşti nu înseamnă neapărat că sunt şi funcţionale. Pentru mulţi situaţia este scăpată de sub control. Adică rafturile sau agendele sau alte deviceuri de gen sunt pline şi neorganizate. Ar fi util odată ce ai terminat un lucru să goleşti şi din raft ce ai avut nevoie pentru acel lucru. Goleşte cu regularitate aşa cum duci şi gunoiul, altfel se împute. Sau cum spune un prieten, mai goleşte ceaşca din când în când dacă vrei să treci la nivelul următor. Mă fac înţeles? Asta e o mare problema pe la corporatişti şi nu numai.
Aceste instrumente sunt făcute să ne ajute, nu să ne încarce inutil, cu o singură condiţie: să devenim mai disciplinaţi.
2. Procesează
Colecţionează cu atenţie maximă fiecare lucru, pe rând, termină cu el şi goleşte cutia. Este poate cel mai important lucru de făcut. Este o schimbare în bine, o evoluţie extraordinară cu toate că acum când citeşti aceste rânduri s-ar putea să râzi. Asta pentru că nu eşti conştient cât de important este să fii disciplinat în prima etapă. Dacă ai fost disciplinat trecerea la procesare se face lin.
Ce întrebare trebuie să-ţi adresezi atunci când primeşti un mail, un mesaj sau efectiv îţi vine vreo idee? Reţine:
Nu poţi organiza ceea ce vine, poţi doar colecta şi procesa!
Dacă este cazul mai citeşte încă o dată ce am scris, pentru că este foarte important. Întrebarea este: „Ce e asta?” şi nu e una idioată.
Răspunsul la această întrebare, adică identificarea problemei este baza pentru acţiune, pentru că următoarea întrebare pe care trebuie să ţi-o adresezi este: „Pot acţiona?” şi răspunsul este cu „Da” sau „Nu”.
Dacă răspunsul este „Nu” atunci decizi ce faci cu mesajul, adică dacă nu e de folos îl poţi sterge, dacă nu este necesar acum vei reveni mai târziu sau îl ţii undeva arhivat pentru că încă nu ştii la ce poate fi de folos încă. Ideea este să-l categoriseşti şi să acţionezi asupra lui. Dacă răspunsul este „Da” este necesar să determini care este următoarea acţiune în această privinţă. Următoarea acţiune este de fapt următoarea activitate pe care o vei face şi este pasul cheie către a duce lucrurile la bun sfârşit.
În mare dacă ţi-ai dat seama este ca o schemă logică.
3. Organizează
Pentru a organiza lucrurile asupra cărora acţionezi ai nevoie de o listă de proiecte, planuri, calendar, remindere, listă de aşteptare. Adică, mai pe scurt, un to-do list al lucrurilor pe care le ai de făcut şi de dus la bun sfârşit. După cum spuneam mai devreme, următoarea acţiune este cea mai importantă pentru că este următoarea acţiune fizică, vizibilă, pe care o vei face. Fără excepţie. Aşa merge acest circuit.
Orice acţiune mai mică de 2 minute ca şi durată, precum şi toate acţiunile care au fost terminate nu mai au nevoie de atenţia ta. Ceea ce trebuie să urmăreşti sunt acţiunile care necesită o perioadă mai mare de timp sau care se termină într-o zi următoare. Acum eşti practic în posesia unei liste cu acţiuni următoare, de genul „trebuie să-l sun pe X în legătură cu şedinţa” sau „să sun acasă să întreb ce este de cumpărat când vin” sau „idei de bază pentru raportul X”.
Dacă ai mai multe de făcut, pune-le pe categorii, de exemplu telefoane, emailuri, mesaje, rapoarte, şedinte, întâlniri, etc.
În acelaşi timp ar fi bine să fii organizat şi în ce priveşte lucrurile care nu necesită acţiune acum. Ce nu are niciun viitor merge direct la coşul de gunoi, indiferent că este fizic sau electronic. Ce este la categoria „ar trebui” sau „poate” trebuie dus aici, iar cele care pot avea importanţă într-un viitor apropiat, de gen câteva zile, trebuie puse şi ele la un loc.
Asta înseamnă organizare. Fiecare lucru la locul lui, de parcă aş spune ceva nou.
4. Revizuieşte
Un lucru este să scrii că ai nevoie de pâine, altul este să fii în magazin şi să-ţi aduci aminte. La fel, să-ţi suni un prieten să-l întrebi de o agenţie de turism este diferit de a-ţi aduce aminte în timpul convorbirii telefonice. Trebuie să fii în stare să-ţi revizuieşti viaţa şi munca la intervalele potrivite şi la nivelurile potrivite.
Atunci ce este de revizuit şi când? Păi, dacă urmezi acest sistem cu listă de proiecte, calendar, lista acţiunilor următoare şi listă de aşteptare, nu prea mai ai nimic de făcut decât să menţii în permanenţă actualizat sistemul. Vedeţi, totul este legat de un sistem. Trebuie să ai un sistem.
Ce vei revizui cel mai mult este probabil calendarul. Asta nu înseamnă că el este sfânt şi ce ai trecut acolo sunt cele mai importante lucruri de făcut. La orice moment în timp, când vei prioritiza ceea ce colectezi, procesezi, organizezi poţi manevra lucrurile. Un obicei bun ar fi ca după ce ai terminat ceva să verifici ce altceva mai rămâne de făcut.
5. Acţionează
Scopul principal al acestui proces în 5 etape este să faciliteze luarea de decizii corecte asupra a ceea ce ai de făcut la un anumit moment în timp. Acum poţi trece de la speranţă la încredere în acţiunile tale, crescând imediat viteza şi eficienţa.
Fiecare decizie pe care o iei să acţionezi este de fapt una intuitivă şi provocarea este să migrezi de la a spera că este cea bună la a avea încredere, a şti că ai luat-o pe cea bună. Când te decizi să acţionezi ţine cont de 4 factori:
- context
- timp disponibil
- energie disponibilă
- prioritate
Aici ai nevoie de intuiţia ta şi începi să te bazezi pe judecata de moment. Asta este ceva ce va veni cu timpul, cu experienţa, cu cunoaşterea normelor şi procedurilor acolo unde este cazul, cu mult exerciţiu şi cu crearea unui obicei din a aplica un astfel de model în viaţa ta.
Este practic un model decizional, ce are la bază o structură logică şi care creează un obicei în mintea celor care vor să-l adopte şi să-şi îmbunătăţească performanţele, productivitatea, eficienţa, per ansamblu să-şi facă viaţa mai uşoară. Evident, mulţi factori trebuie luaţi în considerare înainte de a te simţi confortabil cu deciziile pe care le iei privitor la ce este de făcut şi când.
La fel este şi cu alte decizii pe care le luăm în viaţă şi aici se face diferenţierea între cei care nu pot lua o decizie singuri şi cei care au încredere în ei şi sunt stăpâni pe acţiunile lor şi îşi asumă răspunderea privitor la acţiunile lor.
Poate părea un pic complicat la început, dar te sfătuiesc să mai citeşti încă o dată cu atenţie, tot ceea ce am scris, pentru că este bazat pe zeci de ani de studii şi aplicabilitate în viaţa reală. Dacă pentru alţii a funcţionat, cu siguranţă poate funcţiona şi pentru tine. Încearcă şi vezi dacă se potriveşte cu ceea ce faci zilnic. Adaptează la stilul tău. Fii disciplinat. Viaţa ta se va schimba în bine. Succes!
Dacă te gândeşti prea mult la a face ceva este deseori motivul pentru care nu ajungi la capăt!
