Negocierea este o activitate pe care o desfăşurăm zilnic, de cele mai multe ori fără să conştientizăm. Cu cine negociem? Cu partenerul, cu familia, cu prietenii, la piaţă, la întâlnirile de afaceri, cu şeful, cu oricine. Ce negociem? Activităţile şi ordinea lor, unde ieşim în oraş, condiţiile de aprobare a unei solicitări şi orice exemplu ne-ar putea veni în minte acum.
Cu toţii folosim tehnici de negociere din experienţă sau dobândite, gândite sau mai puţin gândite, după un plan bine stabilit sau nu, cu obiectiv sau fără. O negociere, chiar dacă face referire la ceva mai mic şi până la lucruri capitale, este necesar a fi pregătită pentru că ea ne poate determina într-o măsură covârşitoare succesul.
Din experienţa proprie, din ce am învăţat la traininguri sau pregătiri de specialitate, din ce am studiat, m-am gândit să-ţi ofer şi ţie mai multe detalii privind aspectele unei negocieri de succes, uşor de înţeles şi aplicat, astfel încât să fim din ce în ce mai buni.
1. Informarea
Această etapă este de importanţă majoră pentru că de aici pleacă totul. A nu fi informat şi a intra astfel într-o negociere este o mare greşeală. Poţi fi dărâmat de partenerul de negociere în orice moment neavănd o bază solidă şi argumente pentru a putea răspunde sau chiar contraataca. Este necesar:
- să ai o strategie
- să ştii foarte clar ceea ce vrei să obţii (care sunt scopurile tale)
- să ai argumente
Ca în orice facem în viaţă, dacă nu avem obiective clare şi un mod de lucru adecvat nu vom reuşi. Un alt aspect important este ce fel de aşteptări îţi creezi, pentru că este posibil să închei un contract şi acesta să fi fost chiar obiectivul principal, dar în alte condiţii decât ce aveai tu propus iniţial.
Probabil vei face concesii la anumite aspecte, iar aici trebuie să cunoşti foarte bine care îţi sunt marjele în care poţi jongla.
De exemplu, dacă tu propui un comision de 5% pe masa negocierilor şi marja până la care ştii că poţi urca este de 7% atunci ai loc de jonglat, dar dacă te vei duce direct cu 7%, iar partenerul de discuţie nu este de acord şi doreşte 8% atunci este o problemă. Ea poate fi evitată prin propunerea altor avantaje pentru a contrabalansa, dar aici intervine abilitatea şi experienţa fiecăruia dintre noi de a ieşi din diverse situaţii.
În această fază este foarte important să ştii cât mai multe despre partenerul de discuţie.
Cauţi informaţii publice, întrebi oameni care poate au mai avut contact cu el, accesezi baze de date dacă ai la dispoziţie aşa ceva. De asemenea, dacă este o firmă, la fel tot ce poţi afla de la litigii până la date financiare şi evoluţia din ultimii ani, este extrem de important pentru stabilirea unei strategii de negociere.
Un alt aspect extrem de important de care trebuie să fii conştient este că şi tu vei studiat de partenerul tău de negociere, iar atunci pot ieşi la iveală punctele tale slabe. Tu îţi cunoşti punctele tale slabe sau pleci la negociere pur şi simplu?
Este un tip de analiză SWOT, adică puncte tari, puncte slabe, oportunităţi şi ameninţări, pe care este recomandat să o faci atât părţii cu care negociezi, cât şi părţii pe care o reprezinţi sau ţie.
2. Cu cine stai de vorbă
Cine este partenerul tău de negociere? Pe principiul 20-80 al lui Pareto, omul decide doar 20% pe baza raţionalului, în timp ce restul de 80% este emoţional. Dacă ştii că procesul decizional se bazează pe emoţii, ce ai de făcut?
Vei avea de controlat 2 aspecte extrem de importante şi care funcţionează împreună şi armonios:
- limbajul vorbit şi
- limbajul corpului
Limbajul vorbit îl vei îndrepta către partenerul de discuţie şi te vei adresa cu “dumneavoastră” sau “tu” dacă vă permiteţi. Evită să foloseşti “eu” deoarece atenţia asupra ta şi a ce spui tu nu are aceeaşi însemnătate pentru partenerul tău. El are alte obiective şi vrea să audă de la tine ce câştigă el din această negociere. De asemenea, evită şi expresiile gen citate sau care sunt impresonale “se spune că”. Le poţi utiliza doar la momente cheie, doar ca subliniere sau ca tehnică de încheire după ce ai avut o argumentare solidă.
Limbajul corpului înseamnă să-ţi corelezi vorbele cu gestica. Ai un limbaj deschis sau stai cu mânile în sân şi cu capul plecat într-o parte? Faci gesturi din mâini cu palmele deschise sau cu palmele în jos? Când propui un preţ bun te uiţi cu ochii pe tavan sau spre ochii partenerului din faţa ta? Toate aceste aspecte sunt extrem de importante pentru că toţi avem în noi, nativ, un fel de manual prin care citim ceea ce exprimă cei din jurul nostru observându-le limbajul corpului.
Încredere în tine, aspect plăcut şi îngrijit, coordonarea între vorbit şi mişcări sunt cheile esenţiale ca să transmiţi semnale corecte şi pozitive partenerului de discuţie. Încearcă pe măsură ce discuţia se dezvoltă să observi şi modul în care reacţionează celălalt. Păstrează-ţi, ca să zic aşa, o codiţă la spate care să te înţepe când se întâmplă o modificare în comportament la partenerul tău de discuţie.
3. Ce întrebări adresezi
Poate ai mai auzit şi nu îţi spun noutăţi, dar de multe ori nu se întâmplă aşa. Întrebările care deschid dicuţia şi care o conduc în detaliu sunt întrebările deschise. Adică cele care încep cu cuvinte precum “ce, cum, care, despre”. Este extrem de important să asculţi (nu doar să auzi) răspunsurile primite, pentru că ele te leagă mai departe în discuţie.
Întrebările deschise sunt cele care stimulează gândirea, deschid dialogul, îl menţin, scot la iveală informaţii pe care poate nu le ştiai. O întrebare extrem de puternică şi în acelaşi timp banală este “de ce?”. Adresată în mod repetat, dar fără a fi deranjant, ea scoate la suprafaţă dorinţe adânci, este o întrebare care sapă în mod activ şi-l obligă pe celălalt să răspundă.
Înterbările inchise sunt cele care au ca răspuns “da” sau “nu” şi îţi recomand să le foloseşti pentru a clarifica ceva ce nu eşti sigur sau pentru a obţine un acord. Există diverse tehnici şi modalităţi de a adresa întrebările într-o anumită ordine, dar acestea sunt mai mult specifice negocierilor de afaceri avansate (pot face subiectul unui articol ulterior şi chiar te rog să-mi spui dacă ar fi interesant pentru tine să dezvolt acest aspect).
4. Tactici
Ce sunt acestea? Sunt moduri predefinite, bine stabilite care te ajută să duci megocierea către scopul ei principal. Cunoşti astfel de tactici? Foarte bine, aplică-le cu condiţia să le ştii foarte bine şi să ai tot timpul în minte faptul că şi partenerul tău de discuţie le poate şti şi chiar întoarce împotriva ta. Ar fi util să foloseşti ce se potriveşte pentru tine şi ce este adaptabil la discuţia respectivă.
O tactică foarte eficientă este argumentarea. Aceasta trebuie să fie însoţită de informaţii clare şi care au aplicabilitate directă în discuţie, influenţa fiind astfel una pozitivă şi care duce discuţia în direcţia dorită de tine.
Poţti argumenta scurt sau o poţi face lung. Nu are importanţă cât timp mesajul este clar, logic, plauzibil şi adaptat discuţiei. Şi ca să fii elegant, după ce ai terminat de argumentat poţi încheia printr-o întrebare deschisă de tipul “ce părere aveţi despre aceasta?”.
Recomandarea mea este să ai în minte o singură strategie, şi anume “win-win”. Astfel vei putea aplica mai uşor orice tip de tactică, fie că vorbim despre:
- argumentare
- paşi mici (atunci cănd vrei să intri în detalii)-
- concesii (când doreşti să obţii unele)-
- prevederea (când ştii că vei fi criticat şi ar fi bine ca punctele sensibile să deschizi tu discuţia despre ele)
- amânarea (când stagnezi şi revii asupra unui punct mai târziu în discuţie)
- precauţia (când este posibil ca situaţia să fie dificilă şi negocierea să eşueze)
Eşti liber să alegi ce tactici să foloseşti. Mulează-te pe modul cum decurge discuţia.
5. Tratarea obiecţiilor
O negociere fără obiecţii nu există. Înseamnă că scopul tău a fost unul prea mic. Stai şi gândeşte-te ce obiecţii vei primi, la ce aspecte. Ce este de fapt obiecţia şi de ce apare? Este un enunţ în care partenerul de negociere îţi spune că nu este de acord cu ce propui tu. De unde provin ele? De cele mai multe ori din lipsa unei argumentări solide, din lipsa de încredere pe care o transmiţi sau pur şi simplu din lipsă de interes.
Ai auzit de expresii precum “nu am timp”, “nu se aplică la mine”, “nu îmi trebuie”? Ele sunt obiecţii sau chiar pretexte. Ca să verifici despre ce este vorba pune o întrebare de genul “ce ai spune dacă” introducănd un argument. Exemplu. “Dacă ai avea timp mâine, ai merge cu mine la mare?” În cazul unei obiecţii răspunsul ar fi cu siguranţă ”da”. Dacă răspunsul este negativ atunci este vorba de un pretext. Atunci este recomandat să aflii adevăratul motiv. “Am impresia că mai ai şi alte motive pentru care nu vrei să mergi”.
Există căteva reguli recomandate în abordarea obiecţiilor, anume:
- ascultă cu atenţie, activ şi prietenos
- nu contrazice niciodată o obiecţie
- încearcă să cunoşti motivul acesteia
- înlătură prin informaţii şi argumente noi
Aşadar este important să reţii câteva aspecte precum faptul că:
- obiecţiile şi pretextele sunt contrare condiţiilor propuse de tine
- pretextele sunt mecanisme de apărare
- obiecţiile pot fi înlăturate, dar pretextele nu (nu se ştie adevăratul motiv)
6. Tehnici de încheiere
Încheierea unei negocieri începe încă de la deschiderea acesteia. Toate etapele expuse mai sus, sunt de fapt cheia încheierii cu succes a unei negocieri. Este capital ca pe parcursul discuţiei să fii foarte atent şi să ştii când să te opreşti. Agenţii de vânzări, de exemplu, fac de multe ori greşeala de a vorbi prea mult şi astfel ratează momentul optim pentru a obţine acordul partenerului, cu toate că acesta era gata să spună “da”. La fel dacă te grăbeşti, dacă insişti prea tare şi inutil sau nu eşti sigur pe tine când vrei să “marchezi”.
Cum ştii dacă partenerul tău de discuţie este gata să spună “da”? Urmăreşte-i limbajul corpului când tu argumentezi. Dacă dă afirmativ din cap, înseamnă că eşti pe drumul cel bun sau dacă se lasă puţin pe spate în scaun făcându-se mai confortabil sau dacă manifestă interes şi se apleacă asupra ofertei pe care tu i-ai pus-o în faţă.
Dacă te întreabă concret, care sunt paşii următori şi ce detalii mai trebuie puse la punct, este iar un aspect care duce la acord. Dacă ţi-a răspuns până acum cu “da” la toate întrebările tale, mai ales la cele esenţiale, este un semn că vrea să semneze.
Şi în această etapă ar fi util să eviţi anumite aspecte. Precum să te bucuri prea tare sau să fii atât de entuziasmat şi să spui cu voce tare “yes!!!”, deoarece acest lucru poate provoca nesiguranţă celui din faţa ta. Se poate chiar răzgândi.
Aşadar, reacţionează cu promptitudine atunci când sesizezi semnale de încheiere ca să nu pierzi momentul oportun şi abţine-te să te manifeşti până afarâ. Ocupă-te tu de toate detaliile stabilite.
Acestea au fost câteva aspecte pe care am vrut să le aduc la cunoştinţa ta şi să te ajut să devii un negociator mai bun. Fie că vei aplica în viaţa personală, fie că va fi de mare ajutor în cea profesională, ţine cont că procesul de negociere este unul care se desfăşoară de comun acord. Rămâi concentrat, ascultă cu atenţie, fii prezent la momentele oportune cu soluţiile potrivite, ai în minte tot timpul strategia win-win şi calea către succes se va netezi pentru tine.
Poate cel mai important aspect până la urmă este să te cunoşti pe tine, personalitatea ta, modul tău de a relaţiona cu familia, prietenii, colegii, partenerii de afaceri. O autoevaluare pe sistemul SWOT este utilă din când în când pentru că astfel vei ajunge să te perfecţionezi, să devii din ce în ce mai bun şi să ai mai mult succes.
“Dacă ai ajuns la masa de negocieri spunând că ştii adevărul final, atunci nu ştii decât adevărul şi asta este final, atunci nu vei obţine nimic”
Harri Holkeri (politician)
Atitudinea pe care o ai privind procesul de negociere va face diferenţa. Sper că ţi-am fost de folos şi îţi urez succes la negocieri!
